Все про автоматизацию управления и учета для директора

17 июля 2001 г.

архив рассылки

 

Здравствуйте! Сегодня в выпуске:

1. Продолжение статьи "Самая главная темя".
2. Практическая рекоммендация.
3. [новое] Развенчание мифов.

Самая главная тема
(продолжение)


А "создает" ли бухгалтерия предприятия информацию?
Или все, что делает бухгалтерия, это создание всевозможных отчетов над множеством экземпляров первичных документов?
Любая коммерческая операция четко делится на две фазы:

1) Принятие решения о "юридическом оформлении" операции. Эта фаза полностью определяет коммерческую сущность операции, способ оплаты, доставки, производства, способ уплаты налогов и минимизацию последних и т.п. Все это делают управляющие. Здесь простор для юристов (и бухгалтера, если он выступает в роли юриста, т.е. советчика). Эта фаза полностью определяет комплектность и сущность первичных документов. Это этап принятия решения.

2) Реализация принятых решений, фиксация этапов сделки в первичных документах, бухгалтерские проводки и т.п. Очень важно понимать, что эта фаза реализации, но не принятия решений. Здесь никто ничего не решает. Только выполняет.

Бухгалтерия работает на этапе реализации решений.
И работа бухгалтера не предусматривает принятия решений. Я здесь говорю о работе бухгалтера, а не управляющего. Нужно понимать, что часто (на "малых" предприятиях) в одном лице совмещается и должность бухгалтера, и должность управленца. Но все равно есть фаза принятия решения и фаза его реализации. И эти фазы нужно различать.
Проведем мысленный эксперимент. Представим, что оформлены все документы. Все приказы, распоряжения, накладные, счета и т.п. Вся деятельность предприятия за определенный период отражена в первичных документах и причинно-следственных связях этих документов.
Поручим двум (трем, четверым...) бухгалтерам создать всю бухгалтерскую отчетность (чтобы каждый бухгалтер создавал свой комплект бумаг). Я говорю и о "фискальной" отчетности (это вся отчетность, которую предприятие обязано предоставить государственным органам), и о внутренней "аналитической" отчетности (всевозможные отчеты о взаимоотношениях с поставщиками и потребителями, отчеты о движении товаров и т.п.). Вопрос: будут ли отчеты, созданные разными бухгалтерами, одинаковыми или будут различными? Естественно, я говорю о случае, когда все бухгалтеры соблюдают законы и правила. Так будут различия или нет?
Отвечаю: Не будет никаких различий! Бухгалтер лишен свободы воли. Ни один директор и бухгалтер не хотят допускать ситуации, когда первичные документы содержат одно, а в бухгалтерских отчетах содержится другое. Все схемы ухода от налогов, вся полузаконная или вовсе незаконная "химия" приводит к созданию вполне законных первичных документов, которые и отражаются в бухгалтерской отчетности. Бухгалтер всегда правильно отражает первичный документ в бухгалтерских проводках. Иначе любая проверка выявит нарушения.
Можно задать вопрос: "А существует ли экземпляр реального первичного документа, который допускает разные варианты законных бухгалтерских проводок?" Попробуйте привести пример такого документа. (Но не нужно стремиться приводить примеры юридической неопределенности ситуации. Вроде того, что бухгалтер НЕ ЗНАЕТ как проводить... Это другая тема.)

Подойдем с другой стороны. Многие бухгалтерские программы позволяют "создавать план счетов", "настраивать план счетов", "добавлять к плану счетов новые счета-субсчета"... Могут ли такие манипуляции изменить состояние бухгалтерской отчетности? (Но опять соблюдаем законы и правила!). Возможна ли ситуация, чтобы бухгалтер сделал правильный (законный!) отчет, например, о финансовых результатах, а затем подумал, добавил пару субсчетов, и создал новый (опять законный!), но уже другой отчет о финансовых результатах? Прибыли, мол, было 1000 рублей, но добавили субсчет, и прибыли стало 800? А проверяющие из налоговой инспекции согласятся: "ну конечно... субсчет же добавили...". Возможна такая ситуация?
Нет, не возможна! Процесс создания бухгалтерской отчетности (повторяюсь: и внешней "фискальной", и внутренней "аналитической") есть строго детерминированная процедура. Никаких решений бухгалтер не принимает. Никакой информации не создает. Бухгалтер лишь создает отчеты по первичным документам. И только это! Само название "бухгалтерская отчетность" говорит о многом.
Если вы со мной в этом согласны, то должны согласиться и с такими моими утверждениями (при условии полной реализации комплекта первичных документов):

1) Вся бухгалтерская отчетность может быть реализована посредством банальной процедуры генерации отчетов (я говорю о "компьютерном" понимании этого термина);

2) Все эти "типовые" и "нетиповые" операции и "произвольные проводки" просто не нужны для создания бухгалтерской отчетности. (А для чего тогда они вообще нужны?);

3) Все эти "настройки плана счетов", все эти "аналитические субсчета" и т.п. просто не нужны для создания бухгалтерской отчетности. (А для чего тогда они вообще нужны?)

А это означает, что "типовые операции", "произвольные проводки", "настройка плана счетов", "аналитические субсчета" и т.п. призваны только "латать дыры" в системе. И только!

Для чего "настраивать" план счетов, если этот самый план счетов строго стандартизирован? И если "настройка" эта не может влиять на отчетность?
Зачем давать возможность изменять способ бухгалтерского проведения процедуры выдачи денег "под отчет" командируемому сотруднику, если эта процедура просто не допускает различных юридически правильных вариантов?

Хочу затронуть еще один нюанс. Очень часто законодателей обвиняют в том, что они вводят изменения в законодательство слишком поздно, а то и вообще "задним" числом. Практически повсеместно утверждается, что информация об изменении законов доводится до разработчика программ в неприемлемые для последних сроки, что и приводит к срывам выпуска обновлений. А так ли это на самом деле? Может, виноваты вовсе не законодатели, а сами разработчики программ?
Давайте посмотрим, а какие сроки публикации законов можно считать разумными.
Предположим на календаре начало февраля. Вдруг законодатели принимают и публикуют закон, изменяющий правила начисления налогов. Закон этот должен учитываться при составлении бухгалтерской отчетности за первый квартал. Т.е. все бухгалтерские проводки, которые осуществлялись в первом квартале, должны учитывать изменение в законодательстве. Можно ли в такой ситуации со сроками обвинять законодателей в некорректности?
С одной стороны закон вышел за два (!) месяца до реального использования! Кстати, бумажные (не автоматизированные) бухгалтерии переживут (и переживают!) такую ситуацию очень безболезненно. Но, с другой стороны, "автоматизированные" бухгалтерии уже больше месяца (!) производят проводки по старым правилам! Уже произведено и отражено в базе данных отчуждение информации от первичных документов на всевозможные "аналитические счета" и "регистры учета"... База данных уже испорчена! Но виноваты ли законодатели? Они дали время разработчикам! И времени этого достаточно. За два месяца можно программы изменить, протестировать и донести до пользователя. Просто архитектура "проводко-ориентированной" программы вступает в противоречие со здравым смыслом!
Если рассматривать бухгалтерскую отчетность как процедуру генерации отчета над множеством первичных документов, то ничего страшного не произойдет! (В нашем примере закон изменяет не первичный документ, а правила интерпретации документа в терминах бухгалтерского учета.) Хоть за день до окончания сроков предоставления отчетов за первый квартал можно сгенерировать новый отчет! Проблема в том, что сначала разработчики программ организовывают полуручную-полуавтоматическую процедуру "размазывания" первичного документа по множеству искусственно созданных образований (модно говорить "объектов"), а затем сетуют, что ничего с этими "объектами" поделать не могут при изменении законов. Но виноваты именно разработчики, а не законодатели. Если бы программа была разумно устроена, то проблем бы не возникало.



продолжение следует...

---

ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ

При разработке программы ее создатель может допускать ошибки. Ошибки бывают
разные. Есть просто "ляпы". Они легко исправляется при обнаружении. Но есть
ошибки архитектурные. Это дефекты, заложенные в само построение программы,
принципы ее организации. Исправить такие ошибки без фундаментальной
переделки программы бывает крайне трудно. При этом обнаружить наличие такой
ошибки, часто можно только хорошо владея профессиональными знаниями в
программировании. Но можно сформулировать практические тесты, которые
позволят выявить наличие в программе таких архитектурных "проколов".
Рассмотрим пример такого теста.
Всем, вероятно, приходилось создавать текстовые файлы большого размера. С
помощью любого текстового редактора. Большое письмо, например. При
выполнении такой работы разумно время от времени сохранять набираемый текст.
Случись что, и большая часть проделанной работы сохранится. Т.е. набираем
текст и периодически нажимаем "сохранить". И при этом НЕ ЗАКРЫВАЕМ файл. Это
важно! Просто сохраняем и продолжаем работу.
Этот прием используется и в экономических программах. В т.ч. и работающих в
коллективном режиме. Т.е. в составе сети. И вот здесь возможны серьезнейшие
проблемы.
Предположим, что в базе данных складской программы не зафиксировано наличие,
скажем, товара с названием "БольшаяКонфета". Нет на складе такого товара ни
одной штуки.
Создадим на одном сетевом компьютере приходный ордер на поступление
"БольшойКонфеты" в количестве, скажем, 50 штук. Делаем так: Создаем
приходный ордер, вносим 50 штук этого товара, ПРИХОДУЕМ на склад, СОХРАНЯЕМ,
но НЕ ЗАКРЫВАЕМ документ. Не закрывать - это важно! Такой прием часто
используется при создании документа с большим количеством позиций.
На другом сетевом компьютере создаем расходную накладную и ОТГРУЖАЕМ эти 50
штук "БольшойКонфеты". Сохраняем накладную. Получилось?
На первом компьютере "откатываем" (или удаляем) приход 50 штук
"БольшойКонфеты". Прямо в том приходном ордере, в котором создали. Просто
передумали. Получилось?
Закрываем документы и проверяем остатки "БольшойКонфеты" на складе.
Если остаток отрицательный (-50 штук), то это говорит о наличии в программе
больших архитектурных проблем. Не буду останавливаться на описании
технических причин, но скажу, что при коллективной работе с такой программой
неизбежно будут возникать всевозможные странности вроде дублирования
документов или их позиций, пропадания позиций документов, получения неверных
остатков и т.п.


---

МИФЫ

Вокруг "компьютеризации предприятий" создано множество как бы бесспорных утверждений, не без помощи которых продаются программы, обосновываются платежи, объясняются решения...

Все эти мифы строятся на известном демагогическом приеме, который заключается в том, что доказательство делается на основании вроде бы всем известного факта. Но на поверку этот факт оказывается вовсе даже и не фактом! Что-то похожее на такое утверждение: "Поскольку он провел отпуск на Сицилии, а всем известно, что там отдыхают только мафиози, то...".

Не попасться на такой прием очень просто. Надо попросить обосновать именно ключевое (опорное) утверждение.

Когда я был студентом, то получил очень полезный урок.  Не сделал работу какую-то и рассказал преподавателю, что мне "было очень-очень некогда...". Тот мне ответил, мол, растроган, поверил мне, убедил я его и все такое... Но его пугает то, что я сам верю в сказку рассказанную мною же! И предложил такую сделку: он мне ставит зачет, а я прихожу домой и пишу на бумажке (это обязательно!) перечень всех тех дел, из-за выполнения которых мне и "было некогда". Мудрый был у меня учитель. Он научил
меня не обманывать себя! В обсуждении "мифов" я буду применять именно этот прием - записать на бумажке. Очень полезная штука!



МИФ №1



Цитата из моей почты: "... разработчик не может создать всех первичных документов, так как хоть их
число и конечно, оно приближается к бесконечности (увеличивается ежедневно) с изменениями в
законодательстве".

Собственно, в этом отрывке используются два мифа, но сейчас будем говорить только об одном:

ЗАКОНОДАТЕЛИ ПОСТОЯННО УВЕЛИЧИВАЮТ КОЛИЧЕСТВО ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Берем лист бумаги.

Пишем заголовок: "Перечень первичных документов, которые законодатели ввели за последний год
(последние два-три года)"

1...
2...
3...
...

Сколько получилось? Уместны ли слова "постоянно увеличивают"?




МИФ №2



Снова та же цитата: "... разработчик не может создать всех первичных документов, так как хоть их число и
конечно, оно приближается к бесконечности (увеличивается ежедневно) с изменениями в
законодательстве".

Второй миф, содержащийся в этом утверждении:

ЧИСЛО ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОЧЕНЬ БОЛЬШОЕ (ПРИБЛИЖАЕТСЯ К БЕСКОНЕЧНОСТИ).

Так вот, полное (!) число всех первичных документов не превосходит 200. А точнее не превосходит 150. А
точнее 146.

Получить этот список очень легко. Для каждого бухгалтерского счета существует список
корреспонденций. За каждой такой корреспонденцией стоит первичный документ. Часто один документ
"задействован" для корреспонденций разных счетов. Например, для наличных и безналичных расчетов. Но
общее количество первичных документов - 146!

И это все документы! Включая и такие, например:

"Договор аренды",
"Договор купли-продажи",
"Договор взаимодействия с дочерними предприятиями",
"Протокол собрания акционеров (учредителей) о распределения прибыли",
"Отчет кассира"
...

Допускаю, что не все углядел... Но пропустил не белее десятка-двух...
Но две сотни это три машинописные страницы. По документу на строку.
Берем лист бумаги. Пишем заголовок: "Полный перечень первичных документов".


1...
2...
3...
...
146...
147...
....

Сколько получилось? И можно ли считать это число "близким к бесконечности"?


---

Олег Сиголов

Допустимо любое использование материалов данной рассылки  с указанием источника!