Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Эффективная работа с офисным ПО

Рассылка закрыта

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Февраль 2013   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
23.02.2013
01:19:58
21:02:44
24
25
26
27
28
Автор
Владимир Мачула

Статистика

232 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Эффективная работа с офисным ПО Excel - создание корректной таблицы


На мой взгляд, наиболее интересным приложением MS Office является Excel. Оно позволяет не только быстро создавать и заполнять таблицы, но и производить в них очень сложные вычисления и выполнять анализ данных.

Рассмотрим основные нюансы, делающие работу в редакторе таблиц Excel плодотворной. Конечно, Excel специально создан для работы с таблицами, но таблица-таблице рознь.
Часто работают с «одноразовой таблицей», которая создается только для того, чтобы распечатать ее и сохранить для максимально наглядного отображения информации.
Более практично создавать «универсальную таблицу», в которой можно хранить, обновлять и обрабатывать данные для получения и анализа некоторой статистики (допустим, по продажам или кадрам) или для соблюдения актуальности данных (учет заработной платы или штатов).

Для примера рассмотрим такую таблицу (см. рис. 1), в которую занесена информация о сотрудниках и их заработной плате. Допустим, она досталась нам по наследству от другого человека (или перенесена из Word) и ее необходимо оптимизировать для дальнейшей работы.

 

 Рис. 1

Да, для корректной работы таблица должна отвечать некоторым требованиям. То есть, ещё на этапе создания таблицы следует подумать о том, чтобы редактору было удобно с ней работать. Перечислим эти требования:

1. В строках и столбцах таблицы не должно быть объединенных ячеек. Таблица должна состоять из одной верхней строки – ШАПКИ таблицы и некоторого множества строк с данными – ТЕЛА таблицы. См. рис. 2.

Это продиктовано тем, что при наличии объединений нескольких ячеек в одну Excel не сможет понять, для каких именно ячеек пользователь применяет действие (например, сортировку). При этом он выдаст сообщение об ошибке.

 

Рис. 2

2. В одном столбце должны содержаться только логически неделимые данные.

Так, фамилию, имя и отчество лучше разместить в разных столбцах(см. рис. 3). Это позволит отсортировать людей отдельно по фамилии, по имени и по отчеству, что невозможно, если эти данные введены в одном столбце, как на рис.1.

 

Рис. 3

3. Заголовок таблицы должен отделяться от шапки хотя бы одной пустой строкой. См. рис. 4.

Если заголовок таблицы разместить в строке, прилегающей к телу таблицы, то при некоторых операциях Excel автоматически поймет заголовок как часть таблицы, а шапку отнесет к остальным данным. Это приведет к ошибкам.

 

Рис. 4

При соблюдении перечисленных выше условий в таблице можно проводить какие угодно сложные манипуляции над данными.

Также хочу отметить, что Excel можно назвать хоть и очень простой, но системой управления данными (СУБД), а, следовательно, чтобы можно было использовать все доступные возможности такой системы, таблицы и данные в них следует держать в определенном порядке. Вот отсюда и взяты выше перечисленные требования, да и то не все.

В дальнейших выпусках я обязательно рассмотрю возможности Excel как СУБД (это достаточно интересно и полезно), но к этому надо подойти с некоторой подготовкой. Так что все впереди, до следующей встречи. :-)
В избранное