Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Риэлтору - профессионалу

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Недвижимость. Статьи" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

  Май 2009   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Редакция журнала Риэлтор

Статистика

261 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Риэлтору - профессионалу


Ощущаете ли вы нехватку рабочего времени? Проводите ли вы свое время с максимальной эффективностью или оно ускользает от вас, как песок сквозь пальцы? Уверены ли вы в том, что действительно умеете управлять своим временем?
Пожалуй, одной из самых актуальных для риэлторской практики тем является тайм-менеджмент — способ повысить качество работы с помощью планирования и правильного распределения рабочего времени.

Управлять временем — значит управлять собой

Все, чем наделен человек с момента рождения, с чем он приходит в жизнь — это его собственное тело и время. С помощью этих двух привычных вещей можно достигнуть чего угодно при условии, что человек правильно пользуется этими двумя ресурсами. Но если тело так или иначе «говорит» нам о том, что для него полезно, а что нет, то понять, используем мы время с пользой для дела или нет, не так просто.

Время может обладать разными характеристиками — быть тягучим, застывшим или, наоборот, стремительно бегущим, все зависит от того, что с нами происходит и как мы это воспринимаем. Когда дел очень много или когда мы получаем удовольствие от времяпрепровождения, время летит быстро и незаметно. В сложных, конфликтных ситуациях оно будто останавливается и растягивается до бесконечности. Структурировать время сложно, а структурировать рабочее время риэлтора сложно вдвойне, ведь здесь очень многое зависит от постоянно меняющихся внешних обстоятельств.

Чтобы научиться управлять временем, риэлторам очень важно обращать внимание на свое психофизическое состояние. Если вам не приносит удовольствие та или иная работа, времени на ее выполнение, как правило, требуется больше. Не стоит браться за кипу дел, если вы по какой-либо причине испытываете подавленность, усталость или иные неприятные ощущения. В моменты же подъема сил и духа даже застарелые проблемы решаются будто сами по себе, стоит вам только за них взяться.

В общем, управление рабочим временем связано не столько с обработкой корреспонденции, планированием встреч, составлением расписания дел на будущее, сколько с управлением самим собой. На протяжении рабочего дня возникают периоды простоя, когда по какой-либо причине (производственной, организационной, технической или психологической) работа временно приостанавливается. Это могут быть частые кофепития, продолжительное общение с коллегами на темы, не касающиеся работы, компьютерные игры и другие уводящие от работы занятия. Чтобы проводить время на работе максимально эффективно, риэлтору необходимо определить для себя систему приоритетов рабочих задач.

Те дела, которыми вы любите заниматься, получаются у вас лучше остальных задач, требуют меньше времени и усилий. И наоборот, дела, которые вы по той или иной причине избегаете, вне зависимости от уровня их сложности отнимают у вас больше времени, чем любимые занятия. При этом выполнение обязанностей, не приносящих вам удовольствия, часто заменяется развлечениями на работе, о которых мы говорили выше. Построить свою систему приоритетов рабочих задач очень просто. Составьте список рабочих обязанностей, от которых вы получаете наибольшее удовольствие, и список тех дел, которые делаете через силу и откладываете «на потом». Ответьте напротив каждой обязанности на вопрос: «Почему мне нравится / не нравится выполнять эту обязанность?». Внимательно проанализируйте написанное. Подумайте, как минимизировать количество дел, которые не приносят вам удовольствия. Планируйте рабочий день так, чтобы любимые и нелюбимые дела чередовались. Назначайте себе временной лимит, за который вы должны выполнить нелюбимое дело.

Заставить вас использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью не может никто, кроме вас самих. Помните, что избавиться от постоянной усталости после рабочего дня и ощущения времени, проведенного впустую, вы сможете, если начнете распределять время иначе.

Приемы тайм-менеджмента

Способов использовать свое рабочее время с максимальной эффективностью существует на сегодняшний день немало. В тайм-менеджменте применяют метод хронометража, который заключается в постоянном фиксировании времени, потраченного на выполнение каждой задачи. Примерно раз в 1–2 часа необходимо кратко записывать совершаемые дела и потраченное на них время. Анализ недели, а затем месяца работы поможет определить места, где есть тенденция к нерациональному использованию времени и простоям в работе. Кроме того, постоянное фикси-
рование телефонных переговоров, встреч, достигнутых результатов будет стимулировать вас быть более эффективным, если вы, конечно, возьмете хронометраж себе за привычку.

Еще один прием тайм-менеджмента заключается в распределении всех без исключения рабочих дел по четырем категориям: 1) важное для целей работы и срочное; 2) важное и несрочное; 3) неважное и срочное; 4) неважное и несрочное. Первая категория дел называется «категорией результата», так как их выполнение определяет вашу эффективность на работе. Вторая категория —«категория потенциала», это дела, от которых в будущем будет зависеть многое. Третья категория называется «категорией иллюзий», потому что дела этой категории никак не помогают достижению ваших целей, а только отвлекают и отнимают время. И, наконец, последняя, четвертая категория — «категория растрат». Это трата времени на разговоры со знакомыми, развлечения, которая уводит вас от целей вашей работы. Фокус в том, чтобы выполнять задания только или преимущественно из первой и второй категории. Научитесь отказываться от дел, которые отнимают у вас время и силы и не помогают достичь целей вашей работы. Задавайте себе вопрос
перед тем, как взяться за что-либо, насколько это нужно вам, будет ли это полезно для вашего дела и лучшее ли сейчас время для этого дела.

Также применяется разделение рабочих обязанностей по принципу одинаковости.  Психологические исследования доказывают, что занятие одним и тем же видом деятельности длительное время повышает продуктивность его выполнения. Поднять эффективность работы можно, занимаясь только одним видом обязанностей на протяжении длительного периода времени. Так, например, риэлторы могут планировать дни, предназначенные только для показов объектов, дни встреч с новыми клиентами, дни телефонных переговоров, несколько часов на подачу рекламы объектов во всевозможные СМИ, несколько часов электронной рассылки и т. д. Важное условие этой техники — чтобы во время работы вас никто ежеминутно не прерывал и не отвлекал.

Эффективный способ оптимизировать рабочее время — бороться с так называемыми  "поглотителями времени». Прочитайте их перечень и найдите те, которые относятся к вам и мешают вашей работе:
— нечеткая постановка цели;
— отсутствие приоритетов в делах;
— попытка слишком много сделать за один раз;
— отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
— плохое планирование трудового дня;
— личная неорганизованность;
— чрезмерное чтение;
— плохая система личных записей;
— индифферентное отношение к работе;
— недостатки кооперации или разделения труда;
— отрывающие от дел телефонные звонки;
— незапланированные посетители;
— неспособность сказать «нет»;
— неполная, запоздалая информация;
— отсутствие самодисциплины;
— неумение довести дело до конца;
— отвлекающая обстановка;
— затяжные совещания;
— проблемы с коммуникациями;
— болтовня на частные темы;
— излишняя коммуникабельность;
— желание знать все;
— длительные ожидания;
— недостаточный контроль за перепорученным;
— распорядок дня, не увязанный с ритмом продуктивности;
— частое откладывание дел;
— отсутствие приемов работы с корреспонденцией;
— отвлекающие личные дела;
— отсутствие современных вспомогательных средств.

Вам выбирать технику, которая поможет управлять своим рабочим временем более эффективно. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки, но если вы зададитесь целью научиться
чувству времени и будете стремиться использовать рабочее время с максимальной пользой, любая техника сработает на все 100%.

Законы времени

Прежде чем вы испробуете в своей практике приемы тайм-менеджмента, поговорим об интересных наблюдениях, связанных с работой и временем.

В тайм-менеджменте часто используется так называемый закон или принцип Парето, который изначально гласил, что во всех деяниях человека большая часть результатов достигается меньшей частью усилий. Закон отражается цифровым соотношением 80:20. 80% полезного эффекта от вашей работы достигается всего 20% ваших действий, все остальные усилия не приносят такой пользы и распределяются на малозначительные дела. Позже оказалось, что это соотношение применимо и к рабочему времени. 80% всех результатов работы достигаются в течение 20% времени, остальное время распыляется на поиск в офисе бумаг, общение с коллегами, отвлечение от работы и т. д. Также этот принцип применим и к бизнесу: 80% дохода приносят лишь 20% продуктов или услуг компании.

Как видите, имея всего 20% времени, используя лишь 20% усилий и предоставляя 20% услуг компании, мы можем достигнуть максимальных результатов. Главное — знать, на какие задачи
использовать свои 20% и какие услуги сделать приоритетными.

Следующие наблюдения о работе появились из универсального философского принципа Мерфи, который по своей сути очень напоминает наш «закон подлости». Вот те утверждения, которые
касаются времени и работы.
1. Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете.
2. Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо сделать еще раньше.
3. Всякое решение плодит новые проблемы.

Утверждения Мерфи срабатывают, когда вы посвящаете свою работу всецело 80% дел, которые в конечном итоге принесут лишь 20%-ый результат. Дела, которые наиболее значимы для цели вашей работы, приносят вслед за собой не новые проблемы, а удовольствие. Они не имеют тенденции наваливаться кучей и не станут растягиваться во времени до бесконечности. Если вы чувствуете, что погрязаете в ворохе мелких дел, с которыми вам ни за что не справиться в одиночку, значит, вам пора провести ревизию списка дел. Пересмотрите свое расписание и
оставьте в нем только те занятия, которые принесут максимальную пользу.

Третий закон, закон Паркинсона, доказывает, что любая работа увеличивается в объеме, чтобы заполнить все отпущенное на нее время. Не будем вдаваться в подробности вычисления Сирила Паркинсона, скажем лишь, что для любой работы (даже самой творческой) должны быть установлены определенные временные лимиты, в противном случае время начнет управлять вами. Выделяйте для каждого занятия термин, за который вы можете с ним справиться, и не растягивайте свой рабочий график, если времени не хватило. Составляйте план-расписание на
каждый день и отмечайте, что вам удалось завершить, а какие дела требуют дополнительного времени. Посвящайте конец рабочего дня составлению плана на завтра, в первую очередь фиксируя самые важные и срочные дела.

Управление временем — это управление вашими делами, вашим рабочим графиком. Главный признак того, что вы используете эффективный тайм-менеджмент — когда пословица «дело мастера боится» станет частью вашей жизни.

Автор: Полина Кудиевская, журнал "Риэлтор"
В избранное