Итак, сегодня в рассылке:

Статья главного эксперта компании «КОМПАС», к.т.н. Игоря Якобсона, gal-gri@yandex.ru, http://www.compas.ru

Лекарство от застарелой российской болезни

Во время кризиса еще более актуальной становится проблема сокращения затрат. Тем более, затрат непроизводительных . Тем более, таких неприятных и, я бы даже сказал, обидных для собственника затрат, как воровство «силами собственных сотрудников». Поэтому очередная статья нашей антикризисной рассылки посвящена тому, как внедрение программного обеспечения для управления предприятием помогает уменьшить объемы хищений.

             В воспоминаниях Бориса Ардова «Table talks на Ордынке» приводится такая история из жизни императора Александра III. Во время крушения царского поезда возле станции Борки он лично спас все свое семейство, подхватив руками рухнувшую крышу вагона. А после этого кинулся выручать тех, кто оказался под обломками... И вот только тогда подоспели придворные, которые внесли свою лепту в спасательную операцию исключительно словесным образом, выразив сочувствие августейшей особе: «Какой ужас! Покушение! Взрыв!» На что царь проронил:  «Красть надо меньше...»

И действительно, от воровства в России случалось немало бед, среди которых железнодорожные крушения (вспомним хотя бы чеховского «Злоумышленника») даже не самые страшные. Воровали в незапамятные времена. Воровали в годы расцвета российской экономики в начале XX века. Тотальное воровство правило бал при советской власти. Есть оно и сегодня. Воруют на государственном уровне, в Питерском метро сейчас разгул карманных краж,  воруют собственные сотрудники на складах и в подсобках...

И все-таки, осмелюсь утверждать, что по сравнению с советской эпохой, когда все принадлежало якобы всем, т.е. никому, есть поводы для некоторого оптимизма. Нет, конечно, не стоит и надеяться на уменьшение воровства в «особо крупных», т.е. государственных масштабах.  Карманников тоже меньше не становится – похоже наша доблестная милиция вовсе не заинтересована в снижении их числа. Но хотя бы появилась надежда уменьшить объемы складских хищений. Почему? Да потому, что после краха социализма возродился класс собственников, иначе говоря, людей, лично заинтересованных в пресечении или хотя бы в снижении объемов воровства на производстве и в торговой сети.

Чем же им можно помочь? Что можно посоветовать? На эту тему написано много. Тут и установка видеокамер в цехах и торговых залах, и найм доверенных соглядатаев, и культурно-воспитательные меры, и методы поддержки материальной заинтересованности сотрудников... Но все это не по моей части. Как специалист по автоматизации управления бизнесом я, естественно, предлагаю в дополнение ко всем перечисленным мерам воспользоваться услугами программного обеспечения.

Уже внедрение простых учетных программ позволяет снизить объемы воровства. Я помню один из первых опытов по комплексному внедрению складских программ из комплекса «КОМПАС - Гигант» на швейной фабрике «Волна» в самом начале 90-х годов. Программа была установлена на всех складах предприятия и после проведенной через полгода инвентаризации впервые за всю историю фирмы были выявлены ответственные за хищения. Недостача была покрыта из их зарплаты. Ответственные – не значит «реальные воры». Но, тем не менее, во время следующей инвентаризации разница между фактическими и учетными остатками была уже гораздо меньше.

«Бороться с воровством на складе можно с помощью усовершенствования технологического процесса, - уверен Игорь Ковтун, директор департамента управления бизнес-процессами ООО «Торговый дом «ЭРА» - Когда этот процесс точен, прозрачен и четок, возможностей для воровства не остается» («Деловой Петербург» от 27.04.2005). А внедрение учетных программ и обеспечивает эту самую четкость и прозрачность: фиксируются все документы, в поля которых автоматически вносятся данные о том, кто создавал или корректировал запись. В результате всегда можно отследить, на основании каких документов и под чью ответственность должно было происходить изменение складских остатков, а значит, и выяснить, кто виноват в том, что они не соответствуют фактическому наличию.

Современные складские программы позволяют осуществлять детальный партионный учет, отслеживая реализацию, передачу на другие склады или списание в производство каждой конкретной партии товара или исходного материала, а не просто той или иной номенклатуры в целом. Таким образом, подтасовка еще более затрудняется.

Очень полезна процедура автоматизированной инвентаризации, также имеющаяся во всех современных программных продуктах. Она позволяет резко снизить трудоемкость этого важного контрольного процесса, а, следовательно, его можно проводить гораздо чаще.

Кстати, особый вариант автоматизированной инвентаризации оказывается очень полезен для торговых учреждений. В крупных магазинах сейчас применяются системы «онлайнового» учета товаров: все товары маркируются биркой со штрих-кодом, даже весовые товары, на которые приклеивается ярлык, распечатываемый с помощью электронных весов, что исключает или, по крайней мере, затрудняет обман со стороны продавца. Учет отпущенного товара производится вводом данных с помощью сканера штрих-кода, который используется кассиром. Как только расчет с покупателем завершен, в базе данных складской или торговой программы автоматически создаются соответствующие записи, описывающие произведенный расход. Все это замечательный и очень совершенный инструмент для борьбы с воровством.

 Но далеко не все небольшие торговые точки даже в XXI веке могут позволить себе установку такого оборудования. Зачастую для учета проданного товара в них используется старая процедура, которая называется «снятие остатков». Это по сути та же самая инвентаризация, только стоимость товара рассчитывается не в приходных, а в отпускных ценах. Как правило, проводится снятие остатков при передаче дел следующей смене продавцов. По каждой номенклатуре имеются документы прихода, а количество и стоимость проданного за смену товара рассчитывается как остаток  от предыдущей инвентаризации плюс приход за отчетный период минус  то, что по-прежнему лежит на полке. Рассчитанная стоимость сравнивается с кассовым отчетом. Недостача покрывается из зарплаты материально-ответственных лиц.

Нетрудно понять, что программы, позволяющие автоматизировать процедуру снятия остатков, резко снижают ее трудоемкость и повышают точность расчетов. При нынешней стоимости компьютеров и ПО их могут позволить себе даже небольшие лавочки. Именно для того, чтобы помочь таким магазинам и магазинчикам, во все программные комплексы марки «КОМПАС» («КОМПАС – Гигант», «КОМПАС – Комфорт» и даже в ERP-систему «КОМПАС») включена функциональность инвентаризации по отпускным ценам.

Впрочем, примитивные несуны – далеко не единственный бич собственников. Существуют более изощренные способы воровства, которые, как правило, специфичны для каждой конкретной разновидности производства или торговли.

Приведу пример, характерный для мясоперерабатывающей промышленности (в советские времена по причине всеобщего мясного дефицита объемы краж в этой отрасли превышали среднестатистические показатели; «традиция» эта жива и поныне). Вот какое сообщение я нашел на одном интернет-форумов: «По студенчеству работали мы частенько на мясокомбинате. Обычно на складах складировали половины туш. Их по транспортеру подвергали сильной заморозке, и уже замерзшие они поступали на склад, а мы их штабелировали. Так кладовщик что делал. Просил нас выходить на перекур и открывал ворота склада. Ворота таких размеров, что к ним подгоняли вагон под загрузку. Так вот сравните, сколько намерзает льда у вас в кухонном холодильнике в морозилке. И там, какое количество влаги в тоннах вытянет из воздуха это замороженное мясо».

Этот рассказ свидетельствует о том, что основные махинации проводятся во время процедуры приема и переработки мясосырья. Бороться с ними помогает функционал автоматизированной приемки и разруба мяса, который, к сожалению, включен далеко не во все отраслевые складские и производственные программы («КОМПАС» в этом смысле является одним из приятных исключений).  В результате использования автоматизированной процедуры в базе данных создается архив документов приема, в которых указано фактическое поступление мяса и субпродуктов по категориям и рассчитанное по нормам. Все нормативы забиты в справочники, недоступные для редактирования рядовому пользователю системы управления производством, в состав которой входит эта процедура.

Проанализировав агрегированные данные по документам конкретного материально-ответственного лица (а программа позволяет сделать такой отчет), сразу можно понять: у Иванова постоянные и значительные расхождения «факта» и «нормы» -  здесь дело нечисто.

Практически на любом производстве, независимо от отрасли, одним из способов хищения является нарушение спецификаций выпускаемой продукции: необходимые детали, компоненты, сырье  заменяются на более дешевые аналоги, в некоторых случаях сырье просто «не докладывают». После чего «сэкономленное» используется «в сугубо личных целях».

Современные системы (или подсистемы ERP-комплексов) управления производством дают возможность легко и быстро сравнить нормативную спецификацию каждого изделия с составляющими, реально использованными в процессе его изготовления, выявить, на каком участке и кем была произведена подмена, установить, входит ли использованный материал в список разрешенных замен и сделать точный вывод о злонамеренности или, наоборот, правильности таких действий. Вот и еще одно «противоугонное средство», которое предлагает современное деловое программное обеспечение.

В целом можно сказать, что чем меньше людей вовлечено в производство – тем ниже уровень хищений. Один из евростандартов все в той же мясной промышленности – система ХАССП – предполагает сведение к минимуму человеческого фактора и практически полную механизацию производственного процесса в мясопереработке. Из интервью, данного председателем совета директоров ЗАО «СВ-Поволжское» Алексеем Гриншпуном газете «КоммерсантЪ» по поводу реконструкции мясокомбината: «Люди будут выполнять исключительно контрольные функции. Конечно же, вручную никто завязывать оболочку колбасы не будет. Кстати, автоматизация производственного процесса позволит избавиться от самой настоящей беды российских мясокомбинатов – воровства».

Но полная замена производственных линий – дело достаточно дорогое, не все могут себе это позволить. Внедрение управленческого или хотя бы учетного программного обеспечения  является для большинства вполне приемлемым паллиативом.

Существует аналитическое программное обеспечение, которое позволяет установить факт хищений на предприятии по интегральным данным. Андрей Масалович, президент Национального альянса управляющих и консультантов, принимавший участие в разработке комплекса «Триумф-Аналитика» компании «Парус», уверенно говорит о воровстве, едва взглянув на созданный программой график складского запаса: «График выглядит как ровное плато - закупка была, а продаж нет». В этом случае можно смело требовать объяснений от сотрудников, участвующих в соответствующих бизнес-процессах.

Помогают программные продукты бороться и с более изощренными способами залезть в карман хозяев. Одним из самых популярных является получение снабженцами «откатов» за заключение договоров поставки сырья на невыгодных предприятию условиях. Системы управления закупками, входящие в состав каждого более-менее развитого ERP-комплекса, дают руководителю возможность оперативно сравнить данные условий поставки у различных партнеров. Если выясняется, что по той или иной номенклатуре договора регулярно заключаются с не самым оптимальным поставщиком, то за долю секунды можно извлечь из БД информацию, кто из снабженцев ответственен за их подписание, а затем провести расследование.

Мне могут возразить, что любую программу можно обойти, взломать, обмануть. Это чистая правда. Но надо учитывать, что в цехах, на складах и в торговых залах не хакеры работают, а, кроме того, я и не говорю об абсолютном пресечении воровства – только о его значительном снижении. Также надо учитывать, что современные комплексы функционируют, как правило, на основе продвинутых SQL-серверов, в коих  вопросам безопасности уделено особое внимание, например, автоматически ведутся журналы с записями всех транзакций, которые может проанализировать администратор системы. В результате, злоумышленник будет вынужден не только «забороть» прикладное программное обеспечение, но и взломать базу данных (БД). А это труднее в разы и требует еще более высокой квалификации. Воровство в обычных масштабах просто теряет свою рентабельность.

Исходя из вышесказанного, настоятельно рекомендую всем собственникам и топ-менеджерам предприятий, на которых воровство вносит существенный процент в общие производственные издержки, серьезно задуматься о том, в достаточной ли степени автоматизировано управление их компанией.

         Мы будем благодарны Вам, если Вы порекомендуете нашу рассылку Вашим знакомым, заинтересованным в получении антикризисных материалов.
         Наше партнёрство открыто для новых членов. Если Ваша компания оказывает интеллектуальные услуги для бизнеса и хочет участвовать в наших мероприятиях, пишите на адрес ksm@piter-consult.ru и мы обязательно ответим на Ваше письмо.
        
         Оргкомитет НП «Услуги для бизнеса»