База данных иллюстраций

На SQL.RU человек спросил:

Есть необходимость сделать такую базу, чтобы даже самый простой пользователь мог найти иллюстрацию по ключевому слову. По сути внутреиздательский Гугл. Сервер взяли и заполняем.
Прошу совета, какой выбрать программный продукт=оболочку.

И многопользовательская, и удобная?.. А в каком формате иллюстрации? И как их много?

Надо ведь еще теги расставлять… это значит, или система документооборота с атрибутами документов, поиском и все такое, или как эрзац-вариант вики - класть в нее превьюшку, подробное текстовое описание и ссылку на файл…

Организационная проблема в том, что для удобства поиска в такой базе надо прикладывать большие усилия по ее наполнению.

Но это все не так важно.

Важен вопрос, который не прозвучал. Вопрос этот такой:

А зачем?

Как минимум, следует понять место обсуждаемой базы данных в общем информационном пространстве организации.

Потому что может оказаться, что надо знать, в каких публикациях какие иллюстрации были (и были ли) использованы.

Может также оказаться важным знать, кто автор картинки или фотографии, и что еще принадлежит данному автору, и когда и сколько заплачено, и на каких условиях автор работает, и каково мнение сотрудников о разнообразных качествах автора иллюстрации. И какие права принадлежат редакции.

Обязательно надо оценить первоначальный объем и темпы роста базы данных. Вполне может оказаться, что ни по деньгам, ни по трудозатратам полноценную систему внутрииздательского документооборота эта контора не потянет. А обойдется обыкновенным файл-сервером с разложенными по каталогам файлами. Файлы, кстати, могут быть еще те - на сотни мегабайт.

Все сказанное относится к процессу создания электронного архива любого предприятия.

Электронный архив - что это вообще такое?

В широком смысле, электронный архив - все данные на электронных носителях, что у предприятия есть.

В узком смысле - это база данных электронных документов, имеющих типичные для архива атрибуты (карточки документов) и содержащих различную неструктурированную информацию - тексты, графические файлы, другие данные.

Смысл существования архива двоякий:

• сохранить данные;
• обеспечить удобный быстрый поиск,

однако второе требование может входить в противоречие с требованием осмысленности затрат на содержание и пополнение архива. И если ресурсов на полноценную СЭД нет (а архив - это в общем-то часть СЭД, место, куда сваливаются обработанные документы), то придется юзать эрзац-вариант.

Файл-сервер, на котором по иерархической структуре каталогов разложены сканы документов с длинными именами, даваемыми по строго соблюдаемой инструкции - это очень даже хороший вариант. Поиск в нем осуществляется по дереву каталогов, по именам файлов. Для поиска по содержимому (как минимум, по содержимому текстовых документов) можно использовать Google Desktop, держа копию архива на достаточно мощном десктопе.

Еще по теме

• Что такое CRM?
• Деградация и стагнация, или о веб-маркетинге
• Разработка CRM своими силами
• Резервное копирование и архивирование - как?