Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Полезные советы по автоматизации малого бизнеса

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Свой Бизнес: идеи, советы, секреты" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Декабрь 2008   →
 1
 2
 3
 4
04.12.2008
14:02:25
14:14:50
 5
 6
 7
 8
 9
10
10.12.2008
11:28:35
12:40:35
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Smbiz.Narod.Ru

Статистика

384 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Полезные советы по автоматизации малого бизнеса: Автоматизация рабочего места


Автоматизация рабочего места


Смысл понятия “Автоматизация рабочего места” не особенно ясен.

С АРМ как таковым все просто - “автоматизированное рабочее место” это программно-аппаратная оболочка для выполнения некоего тупого по своей сути процесса, полностью описанного в соответствующих инструкциях.

Типичный АРМ нацелен на какой-либо тип действий, например:

  • регистрация событий, документов, посетителей и т.п.
  • поиск и выдача информации по запросу
  • проектирование, расчеты

Все эти типы действий могут пересекаться, объединяться, переходить один в другой. Суть в том, что есть инструкция - есть АРМ, нет инструкции - АРМа тоже нет :)

Птица-секретарь

Птица-секретарь

Но рассмотрим, к примеру, автоматизацию рабочего места секретаря.

В самом примитивном варианте это бумажный органайзер или тетрадь, телефон/факс, стопка бумажек “Вам звонили” и столетней давности компьютер с убогим монитором, используемый как пишущая машинка. В особых случаях компьютер и монитор могут быть новехонькие и дорогущие, ну вы поняли.

Автоматизация подразумевает автоматизацию рутинных процессов. В частности, можно с ходу предложить следующие усовершенствования:

  • факс-модем; внедрение его невозможно без личной заинтересованности (я, например, терпеть их не могу и предпочитаю классический факсимильный аппарат, пусть он и вчетверо дороже, и бумагу ест как не в себя); на ночь его можно оставлять принимать спамные факсы, чтобы не тратить бумагу
  • сканер - необходимая принадлежность безбумажного документооборота, пусть даже он и будет использоваться только для сканирования бумаг, без прямой интеграции в СЭД (зачем платить лишнее)
  • включите секретаря в CRM. Звонки идут от клиентов, информацию надо сразу заносить в соответствующие разделы базы данных. Задания и сообщения о звонках должны доставляться менеджерам в удобное для них время. Система электронного документооборота может быть продвинутой, а может и не особо - да даже на обычной электронной почте можно наладить отличную систему оповещений!
  • система резервирования места в переговорной… здесь придется постараться, потому что простой файл электронной таблицы в общем доступе - не катит. Но всегда можно найти примитивный и эффективный выход - скачайте и поставьте групповой веб-календарь, если у вас еще нет groupware.
  • …чай. Вот чай автоматизировать нельзя. Его должна доставлять секретарь лично.

Из перечисленного можно сделать вывод о том, что автоматизация имеет целью совершенствование коммуникаций. Доставка отделяется от отправки, сообщения терпеливо ждут, пока адресат с ними ознакомится. Необходимость в копировании бумаг устраняется, так как к электронному документу дается доступ всем заинтересованным лицам. Ну и, наконец, секретарям становится веселее жить :)

Еще по теме

 
В избранное