Правила составления и оформления

Дорогой Серф!
Удивительно, что Вам удалось издать книгу, и причем весьма неплохую. Пожалуйста, пришлите мне сразу двенадцать экземпляров.
Искренне Ваш А. Вулкот

Дорогой Вулкот!
Это почти невероятно, но Вы еще можете купить эти двенадцать экземпляров в магазинчике Брентано.
Преданный Вам Беннет Серф

Послание писателя Александра Вулкота своему другу Беннету Серфу и ответ Серфа являются не только классическими образцами эпистолярного жанра, они доказывают, что правильное составление писем и служебных записок - это настоящее искусство, а такое письмо представляет собой самое совершенное средство общения. Переписка Вулкота и Серфа раскрывает личности двух людей, обладающих колоссальным чувством юмора. Из их писем становится ясно, что это старые добрые друзья, которые не могут удержаться от взаимных добродушных колкостей.  

Вулкот и Серф продемонстрировали одну из особенностей хорошо написанных деловых писем - они не должны быть чересчур длинными. Хорошие письма и служебные записки, так же как и хорошую беседу или хорошее выступление, отличают четкость и ясность. У приведенных писем есть и еще одна особенность: в них практически отсутствуют многосложные слова. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Четко, по существу, короткими предложениями - именно так большинство из нас говорит, обсуждая деловые вопросы с коллегами. И писать мы должны так же.

Деловые люди, прекрасно владеющие искусством устного общения, порой испытывают затруднения при составлении простого письма или записки, перегружая их словами. Почему-то многие полагают, что в письме должно быть как можно больше прилагательных и наречий. И хотя эти части речи, несомненно, играют свою роль в процессе общения, лучшие письма написаны просто и без излишеств, а прилагательные и наречия используются в них только при необходимости. Примером простоты и общительности является приведенная ниже служебная записка коммерческого директора фирмы по продаже недвижимости, в которой сообщается о зачислении в штат нового сотрудника.

С огромным удовольствием сообщаю, что в результате рассмотрения рабочих проектов, представленных Джимом, Уэсом, Шелли и Джин, предпочтение было отдано проекту проворной Джин.  

Джин переведена в штат отдела маркетинга; где будет исполнять обязанности координатора со средствами массовой информации и рекламы начиная с 1 ноября. На новой должности Джин будет поддерживать связь с прессой и рекламными агентствами, оказывать содействие при подготовке информационных бюллетеней, брошюр и рекламных проспектов, участвовать в кампаниях по изучению рынка и использовать свои обширные способности в области маркетинга для выполнения ряда других поручении. Джин поступила на работу в фирму в феврале 1988 года на должность ...

Мы приносим свою благодарность Джиму, Шелли и Уэсу за разработку и представление на конкурс своих проектов.  

Этот пример показывает, что деловое письмо вовсе не обязательно должно свидетельствовать о чувстве юмора его автора. Однако оно должно вызывать у читателя интерес и отражать индивидуальность лица, отдела или компании.  

Служебные записки о назначении на должность нового сотрудника не должны быть стандартными. Даже им можно - придать индивидуальность. Например, служебное письмо отдела маркетинга может по стилю отличаться от писем, написанных в других отделах компании, так же как отличаются стили их работы. Авторам служебной корреспонденции необходимо учесть это и решить, каким должен быть стиль отдела.

Деловые письма должны также отражать специфику фирмы в целом. Что это за компания? Чем она занимается? Является ли она зрелой, прочно стоящей на ногах фирмой, или это новое, только что образованное предприятие? Что это - банк, кегельбан, автомобильный завод или станция техобслуживания автомобилей? Но независимо от сферы деятельности компании всегда существует простор для творчества. Есть универсальные стили написания деловых бумаг, подходящие любой компании. Так написана служебная записка 1.1.

 Служебная записка 1.1. Служебная записка по кадровому вопросу, подходящая для любой компании

ДАТА:
КОМУ:
ОТ КОГО:
ТЕМА: повышение по службе

Я рад сообщить о назначении [имя] на должность программиста- аналитика.
[Имя] работает с [дата] в должности старшего программиста. Он во многом способствовал развитию нашего компьютерного отдела с момента его создания в марте прошлого года. Он является главным разработчиком проекта 2.10.
[имя] будет и впредь способствовать созданию и дальнейшему развитию нашей компьютерной продукции.
Мы поздравляем [имя] с его новым назначением и желаем ему успехов.
Подпись

Думайте об аудитории

Джей Абрахам, талантливый коммерсант, наживший большую часть состояния благодаря своим ораторским способностям, советует авторам писем: Думайте об аудитории; старайтесь ее заинтересовать, пытайтесь так донести до аудитории суть вопроса, чтобы ее запомнили. Абрахам предоставил нам два образца писем, которые являются основой успешной коммерческой деятельности. Первое письмо адресовано потребителям, второе - издателю (см. Письма 1.1 и 1.2).

Хотя письма адресованы разным получателям, они написаны на основе некоторых общих правил, которых должен придерживаться любой автор писем, независимо от содержания послания или его адресата. Прежде всего, оба письма обращены непосредственно к получателю, они исходят из интересов читателя, а не автора. Они одинаковы и по форме, и по построению. Оба состоят из коротких, но достаточно емких разделов, что облегчает их восприятие и привлекает внимание читателя. Правильно написанная и оформленная корреспонденция - важнейшая часть бизнеса. А письмо, написанное с чувством юмора, может завоевать для Вас будущего клиента. Оно покажет получателю, что за черными чернилами на белой бумаге тоже скрывается личность.

Письмо 1.1 Образец удачного рекламного письма, адресованного потребителю

Дорогой друг!
Я позволю себе украсть минуту Вашего времени, чтобы поговорить об очень важном предмете - Вашем здоровье! Никто не сможет относиться к Вашему здоровью более серьезно, чем Вы сами. Возможно, я слегка подталкиваю Вас к мысли об улучшении Вашего питания, но лишь Вы сами можете полностью контролировать свои потребности в пище. Только Вы можете испытать на своем организме преимущества, полученные в результате приема поливитаминов и минеральных солей.

Это - вклад в Ваш организм, который будет приносить дивиденды в течение всех последующих лет.

Сбалансированное питание позволит Вам лучше выглядеть, лучше себя чувствовать, стать более энергичным и менее подверженным стрессам. Я искренне убежден, что когда Ваше питание станет сбалансированным, Вы превратитесь в здорового, сильного и энергичного человека.

Чтобы помочь Вам сделать вклад в Ваше собственное здоровье, я подготовил краткий справочник, описывающий витамины и минеральные соли, содержащиеся в предлагаемом препарате. В нем объясняется необходимость включения того или иного ингредиента в данный препарат и их возможность для Вашей жизнедеятельности.

Вы должны иметь полную информацию как о воздействии на Ваш организм каждого ингредиента, так и о последствиях их дефицита. Только тогда Вы сможете взять на себя всю полноту ответственности за собственное здоровье.

Я надеюсь, что данный справочник поможет убедить Вас в необходимости регулярно принимать этот препарат. Он будет ежедневно напоминать Вам о потребностях Вашего организма в витаминах и минеральных солях.

Однако следует заметить, что многие, быстро достигнув определенных успехов, прекращают принимать препарат, поскольку чувствуют себя лучше. Когда Вы почувствуете улучшение состояния здоровья, не останавливайтесь! Продолжайте принимать препарат!

Практика показала, что лучше всего установить определенный порядок приема данного препарата - пусть он станет такой же неотъемлемой частью Вашего распорядка дня, как утренний туалет. Только тогда Вы сможете максимально использовать те преимущества, которые дает Вашему организму сбалансированное питание. Установите определенное время приема данного препарата (скажем, 8 часов утра и 6. 30 вечера). Это поможет Вам поддерживать здоровый образ жизни.

Ваш супруг (супруга) и члены семьи в скором времени обязательно заметят улучшение состояния Вашего здоровья, и, возможно, прокомментируют те изменения (к лучшему!), которые с Вами произошли.

Когда они будут говорить об этом (а я уверен, что они это сделают), постоянно помните, что, поддерживая питательный баланс за счет ежедневного приема данного препарата, Вы сможете сохранить хорошее самочувствие на многие годы.

Конечно, потребуется определенное время, чтобы проявились все преимущества сбалансированного питания, чтобы искоренить последствия многолетнего неправильного питания, несбалансированной диеты, жирной пищи и дефицита витаминов. Но если Вы стремитесь избавиться от этого дисбаланса, то скоро станете совсем другим человеком!

С помощью справочника Вы сможете ежедневно следить за своим самочувствием. Необходимо обращать особое внимание на те сигналы, которые посылает Вам организм. Прислушайтесь к своему организму, и Вы сделаете гигантский шаг на пути к здоровью и долголетию.

Пожалуйста, пишите мне обо всех улучшениях Вашего самочувствия (психического и физического) и об общем состоянии. Я искренне заинтересован.

С наилучшими пожеланиями.

  Письмо 1.2. Образец удачного рекламного письма к издателям

Уважаемый издатель!

Вы можете получить от 2000 до 25000 долларов дополнительного дохода за каждый номер Вашего журнала без каких-либо усилий и дополнительных капиталовложений с Вашей стороны и без особого риска. Полученные средства Вы сможете направить на финансирование давно задуманных проектов, расширение штата редакторов и торговых агентов или внести необходимые платежи.

Я беру на себя все затраты по разработке, внедрению и контролю за реализацией этой прибыльной программы на основе совместного предприятия, доходы от реализации которого мы поделим поровну. Помните, что я говорю о доходах, которые Вы получите только благодаря мне.

Какого рода программу я имею в виду?

Предлагаю открыть в журнале специальный рекламный раздел, в котором я мог бы разместить от 5 до 12 различных оригинальных и дорогих справочных материалов, пока недоступных Вашим читателям. Эти материалы не будут печататься на страницах платной рекламы, так что Ваши доходы от рекламы не сократятся.

Я могу предложить широкий спектр материалов по такой разнообразной и современной тематике, как личные инвестиции, недвижимость, маркетинг, реклама, продвижение товаров на рынке, управление финансами, денежные операции с наличностью и т. д. - всего более 1000 различных материалов. Из них Вы сможете отобрать информацию, интересующую Ваших читателей.

Позвольте мне продолжить.

Когда материалы будут отобраны, я сделаю соответствующую подборку, которую можно будет поместить в рекламном разделе под броским заголовком Специальный обзор фирм-производителей или в любой другой рубрике, которая посвящена новой продукции.

Цена такой информации колеблется от 25 до 195 долларов. Но так как публикация каждого материала потребует Вашего одобрения. Вы получите право контролировать предлагаемые мной цены. Наша фирма получает от 30 до 50% от рекламы каждого продукта, но качество наших материалов так высоко, что мы смело можем предлагать их Вашим читателям, гарантируя возврат денег в случае, если их надежды не оправдаются.

Я уже создал несколько подобных товарно-информационных консультационных центров для рекламных выпусков, а несколько лет назад сделал то же самое для других ведущих журналов. Они получили от 10 000 до 250 000 долларов дополнительной прибыли от каждого номера.

Конечно же, наш доход от каждого номера может составить всего несколько тысяч долларов, но это зависит от специфики и тиража Вашего издания. Если Ваша аудитория чутко реагирует на предложения, а тираж журнала достаточно большой, то дело пойдет гораздо лучше.

В любом случае я готов рискнуть и разработать для Вас этот источник дохода. Я готов затратить время и деньги, чтобы подобрать для Ваших читателей необходимые материалы. Я напечатаю эту подборку. Я готов взять на себя всю техническую и финансовую стороны вопроса и гарантирую Вам решение всех проблем.

Все, что от Вас требуется, это предоставлять в каждом номере журнала две страницы для моих материалов до тех пор, пока Вы не убедитесь в прибыльности этой затеи. Тогда, я надеюсь, Вы сможете выделить для нашего проекта больший объем.

Отсутствие опыта в подобном бизнесе не означает, что Вы потерпите неудачу. Даже если Вы выберете относительно дорогие материалы, от Вас не потребуется дополнительных усилий, связанных с увеличением числа заказов. Но это может принести большую прибыль. Кроме того, отобрав понравившиеся Вашим читателям материалы и сделав для них специальный рекламный выпуск, мы сможем во много раз увеличить отдачу от нашего проекта. Если Вы все ещё в нерешительности, то я готов заключить с Вами временное соглашение, чтобы помочь Вам оценить те возможности получения дополнительного дохода, которые предоставляет наше предприятие. Мне лишь нужно Ваше согласие на публикацию материалов в двух последующих номерах. Если за это время наш проект не принесет Вам минимальной прибыли, размер которой мы оговорим в ходе переговоров, Вы сможете отказаться от него.

Если же наш проект принесет Вам доход, в чем я не сомневаюсь, я прошу лишь о том, чтобы Вы дали согласие на продолжение нашей совместной деятельности в течение следующих 12 месяцев. После этого, если Вы захотите вести дело самостоятельно, я охотно предоставлю Вам возможность получать весь доход от этого проекта.

Я лишь хочу использовать благоприятный случай, чтобы раскрыть Вам бесценные потенциальные возможности получения прибыли и, надеюсь, что мои усилия принесут Вам материальную выгоду.

Что касается финансовой стороны соглашения, я могу предложить два варианта. Либо Вы получите всю прибыль и перечисляете мою долю с учетом стоимости продукции, либо я со своего счета перевожу Вам еженедельно Вашу долю всех поступлений.

Служебная записка раскрывает характер человека.
Сравните записки 1.2 и 1.3 - каждая из них дает представление о стиле руководства.

Служебная записка 1.2. Служебная записка о внешнем виде сотрудников

ДАТА: 
КОМУ:
ОТ КОГО:
ТЕМА: внешний вид сотрудников

Мое внимание привлекло то, что манера одеваться в нашей фирме в последнее время ухудшилась. Несколько раз были замечены сотрудники, одетые небрежно, что недопустимо, особенно для персонала, работающего с клиентами.

Слишком откровенные туалеты не отвечают деловой репутации нашей фирмы. Наша компания является неотъемлемой частью делового мира, и Вы играете важную роль в поддержании ее репутации.

Всем служащим компании надлежит в рабочее время иметь аккуратный и деловой вид.

Служебная записка 1.3. Служебная записка о производственном травматизме

ДАТА:
КОМУ:
ОТ КОГО:
ТЕМА: компенсация травм на производстве

За первые пять месяцев этого года было зафиксировано десять несчастных случаев среди сотрудников. И хотя все закончилось благополучно, эта тенденция вызывает серьезную озабоченность, так как в каждом случае травму можно было предотвратить.

Пять несчастных случаев имели место в ремонтном отделе и в отделе по работе с детьми. Они явились результатом падения тяжелых предметов и неправильного обращения с острыми и колющими предметами. Этих случаев можно было бы избежать.

Необходимо сделать все от нас зависящее для обучения и подготовки персонала, чтобы предотвратить новые случаи травматизма среди сотрудников и клиентов. С ежемесячными отчетами о несчастных случаях вы можете ознакомиться в отделе учета.

Благодарю за содействие!

Служебная записка 1.2, без сомнения, написана жестким, деловым и безапелляционным руководителем. Возникает даже вопрос: внимателен ли руководитель вообще к своим сотрудникам? Ведь та же самая мысль могла бы быть изложена с меньшей долей язвительности. Документы подобного рода не новы в деловом мире.

Служебная записка 1.3 затрагивает не менее серьезную тему. Однако руководитель просит содействия служащих компании, показывает свою обеспокоенность данной проблемой. И даже если руководство компании, прежде всего, волнует размер возмещения ущерба, причиненного сотруднику, то для служащего большее значение имеют не доллары, потерянные компанией, а призыв к сотрудничеству и забота о нем.

В следующем выпуске рассылки:

Джордж Пост, главный исполнительный директор одного из самых процветающих независимых банков, считает, что написание служебных писем - это утраченное искусство. Пост знает, что говорит. Некоторые образцы его корреспонденции являются лучшим, что когда-либо выходило из-под пера в финансовом мире. Его письма являются также примером краткости, а она необходима любому бизнесмену.

Это будет чуть позже, а пока – перечитайте этот выпуск рассылки. Что вам больше всего понравилось? Лично мне письмо к издателю. Сильно написал человек, очень сильно. Я, как издатель своего журнала, рулить которым могу в полной свободе и волен принимать решения самостоятельно о его содержании, очень заинтересовался бы таким предложением. По крайней мере, устойчивое делание узнать СУТЬ предложения у меня возникло. Почему? – Анализируйте письмо, если невтерпёж ждать следующих выпусков рассылки, а в качестве теста своего понимания и способностей – пишите письмо с, возможно виртуальным предложением, письмо.