Тренинг-центр Путь Апгрейда

Продолжаем рассмотрение системы Дэвида Аллена GTD (Как привести дела в порядок). 

Вообще, наведение порядка и организация эффективного рабочего процесса по системе GTD состоит из 5 этапов:

Большинство людей испытывает основные трудности на стадии сбора проблем в единое целое. А как уже неоднократно говорилось, эффективность GTD базируется на нескольких важных принципах, один из которых - это "выкидывание" всего из головы. Человеческий мозг устроен так, что во-первых, оперативная память сильно ограничена и мы не можем в голове держать одновременно больше 7-9 тем для обдумывания. Во-вторых, пока мы не примем решение по обдумываемой теме - она постоянно будет возвращаться в нашу голову и отвлекать интеллектуальные ресурсы на себя. И не важно при этом, обдумываете вы то, что у вас закончились скрепки в степлере или то, что завтра нужно встретить важного клиента, - ресурс используется почти одинаковый. В-третьих, когда мозг занят рутинными проблемами - он не в состоянии эффективно генерировать свежие интересные идеи. Найдите в себе силы собрать все входящие и принять по ним решение и вы удивитесь тому, как сильно повысится ваша креативность и способность более широко смотреть на все сферы вашей жизни.

Итак, что же мы можем отнести к так называемым "входящим"? А все, что нас хоть слегка отвлекает, беспокоит, тревожит, интересует, мешает. Все несделанные дела, все невыполненные поручения и взятые на себя обязательства. Вся непрочитанная почта, все непосмотренные фильмы, передачи, видеоролики, сюжеты. Все непрочитанные статьи, книги, учебники. Все незаполненные документы, неоплаченные счета, неупорядоченные папки с бумагами. Все нереализованные идеи и неосуществленные мечты. И т.д и т.п. В общем, все, что требует принятия решения и напоминает о себе. Некоторые из "входящих" уже годами где-то лежат и тихо смотрят на вас, являясь немым укором. Вы встречаетесь с ними иногда взглядом и тут же делаете вид, что не заметили. Или же уверяете свою совесть, что скоро займетесь. Другие "входящие" уже просто бешено кричат и машут конечностями, пытаясь привлечь ваше внимание, но вы успокаиваете себя тем, что как только появится немного больше свободного времени, вы сразу же уделите им время. И это длится уже не один день, неделю, месяц или даже год... Вся ирония ситуации в том, что времени больше не появляется, и руки так и не доходят как до мелких дел, не особенно на что-то влияющих, так и до тех, которые могли бы изменить вашу жизнь и сделать намного лучше.

Для того, чтобы начать менять ситуацию, необходимо все "входящие" собрать в одном месте, не разбирая при этом, что это такое. Это очень важно - не заниматься обработкой во время сбора, иначе вы рискуете завязнуть в выполнении рутины, так и не наладив систему эффективного управления своей жизнью. Сначала нужно все собрать. И не пугайтесь, если "входящих" окажется слишком много и вырастет целая гора из стикеров с напоминаниями, незаполненных бланков, несданной документации, неработающих устройств, которые нуждаются в починке и пр. Всему свое время.

Куда помещать входящие? Чем меньше мест для входящих, тем лучше. Для большинства людей достаточно одного физического места сбора, типа, лотка или корзины, и одного электронного - в виде файла со списком или компьютерной программы. Некоторые даже обходятся без физического накопителя входящих. Лично я пользуюсь и тем и другим.

Почему вообще требуется сбор всех проблем в одном месте? Потому что система должна работать на вас, а не против вас. Представьте себе, что у вас несколько таких мест: часть задач в почтовом клиенте, часть в виде сообщений на телефоне, часть в бардачке в машине, часть на письменном столе, еще какая-то часть в компьютере в нескольких разных списках и т.д. Сможете ли вы эффективно обрабатывать все входящие и построить единую систему? Практика показывает, что нет, так как во время обработки лучше заниматься обработкой, а не вспоминанием того, где у вас еще могли скопиться дела (это нужно делать на стадии сбора).

Это была вводная часть о том, как организовать сбор всех дел и проблем в одном месте. Подозреваю, что теперь вопросов появилось больше, чем ответов. Но, не переживайте, постепенно все станет ясно и прозрачно, и вы, возможно, впервые в жизни сможете почувствовать полный контроль и отсутствие стресса из-за множества взятых на себя обязательств.

В следующем выпуске мы поговорим о "спусковых крючках", запускающих наши мозги при сборе входящих и позволяющих вытащить проблемы из самых закоулков нашего сознания.