Первый выпуск    Предыдущий выпуск    Архив рассылки

Управленческая интернет - школа.
Владивосток.

Дистанционный класс по системам менеджмента качества.

Выпуск   УИШВл. 12 – СМК

    Наш стратегический  партнер :  БАС Программа  ( BAS Programme of  EBRD )  - Программа продвижения консалтинга для малых и средних предприятий в Дальневосточном регионе , субсидируемая Японско-Европейским фондом сотрудничества и курируемая Европейским банком реконструкции и развития .

   Для реализации целей корпоративного электронного издания  «УИШВл»  проводится акция -  « Ищем  партнеров »  ,  в рамках которой приглашаем заинтересованных лиц из числа подписчиков настоящего издания к участию в дискуссиях и иных формах обсуждения для выработки дополнительных видов , форм поддержки бизнес – консультантов , тренеров из районов Приморского края и к участию при  реализации этой поддержки .

   Подписчиков , готовых к такому участию , прошу сообщить об этом Ведущему издание  А.Ермаченко на его  e-mail :

 aleksandr-ermachenko@yandex.ru

Управленческая интернет-школа.Владивосток

Библиотека школы

   
                     Содержание выпуска

   Продолжаем описание документов системы менеджмента качества   для  компании  « ПРИМЕР » . Следующим документом ,который будет рассмотрен , станет документированная процедура  «Управление документами ».

 Документированная   процедура

«Управление  документами»

компании  « ПРИМЕР »

1. Назначение .

   Для определения процедур , применяемых в компании для разработки , проверки  ,   управления  ,  издания  ,  изменения  ,  изъятия  и  хранения документации .

2. Область распространения .

2.1 Документы в документированной системе качества поддерживаются и управляются для обеспечения того, чтобы контракты  ( заказы )   потребителей управлялись эффективно

и соответствовали установленной политике в области качества компании .

3. Ответственность .

3.1. Заместитель директора по производству несет ответственность за выполнение и поддержание системы документации в порядке ,  соответствующем настоящей процедуре.

3.2. Персонал ,  ответственность и обязанности которого связаны с системой качества , должен гарантировать выполнение своих обязанностей  в соответствии с настоящей процедурой.

4.  Определения .

4.1   Документация  подразделяется на две категории

-  Внутренняя документация  : документы , которые были разработаны в компании  ( руководство по качеству , производственные процедуры , рабочие инструкции и т.п. ) .
-  Внешняя документация  :  документы , которые были поставлены компании от внешних    источников,     изменениями    к    которым    компания    не    может
непосредственно управлять. Сюда относятся государственные стандарты , иные стандарты и процедуры  и др.

   К управляемой документации относится внутренняя документация .

4.2.  Записи   - это все соответствующие формы, документы и/или электронная среда, используемые  компанией для демонстрации своих   достижений в области качества  , и эффективного функционирования документированной системы качества .

5.   Управляемая документация .

5.1.  Все   управляемые   документы   перед   выпуском   анализируются   и   одобряются директором компании ,   они  должны  быть  идентифицированы  относительно
текущего статуса .

5.2.   Соответствующие управляемые документы издаются для всего персонала и/или участков,    где    их    применение    важно    для    эффективного    функционирования документированной системы качества.

5.3.  Учет рассылки документов  и   изменений должен вестись для каждого типа управляемых документов. Учет должен иметь полную информацию об одобрении к изданию, утверждение любых последующих изменений, детали изменений, кому были  направлены эти документы и когда.

5.4.  Неуправляемые копии документов должны идентифицироваться, как «Неучтенный экземпляр»,      поскольку   управление   не   является   обязательным,   когда   документ используется для справок или для целей маркетинга.

5.5.  Все производственные формы  ,  используемые в документированной системе качества , перечислены в Номенклатуре дел, где идентифицированы по названию документа и порядковому номеру формы .

5.6.  Любой разработанный чертеж учитывается в журнале передачи – приема чертежей в производство и монтаж .

6. Изменения .

6.1 Изменения могут быть вызваны анализом результатов внутренних проверок качества, несоответствиями и корректирующими действиями для устранения их последствий, анализом менеджмента или для целей постоянного  улучшения деятельности компании .

6.2.  Все изменения в документах анализируются и выпускаются после утверждения  директором компании  с его росписью и указанием даты и с отображением в форме «Учет рассылки документов и изменений».

6.3.  Изменения к управляемым документам   вступают в силу, когда они передаются зарегистрированным держателям документа. Отменяемые документы должны быть

изъяты до того, как будут выданы новые .

6.4. В управляемые документы не должны вноситься

изменения от руки .

6.5  Когда  изменяются  формы  производственных  процедур ,  это  регистрируется  в Номенклатуре документов,  которая показывает текущий уровень пересмотра, дату издания и фамилию  ответственного за издание этой формы .

7.  Устаревшие и отмененные документы

7.1. Один экземпляр устаревшего или отмененного управляемого документа должен храниться в деле отмененных документов у директора компании . Эти документы должны быть идентифицированы , как отмененные .

7.2. Все другие экземпляры устаревших или отмененных документов должны бытьуничтожены .

8.  Записи

8.1. Все   записи   о   качестве   указаны   в   производственных   процедурах , формы записей показаны там же , а также в приложении к Номенклатуре дел .

8.2. Директор компании несет ответственность за создание условий для хранения документов   в   компании   таким   образом ,   чтобы   обеспечить   идентификацию и прослеживаемость документов .

8.3. Идентификация , сбор , индексация , заполнение , хранение , поддержание записей о  качестве доводится до сведения персонала в процессе вводного обучения.. Там, где это

требуется , управление    конкретизируется   в соответствующих  производственных процедурах  или блок-схемах процессов.

8.4 Записи хранятся для справок и анализа ,  как минимум , три года (если иное не указано  схемой процесса) с момента их оформления.

8.5. По усмотрению директора компании или в соответствии с условиями контракта компания также  разрешает доступ  к этим  документам  других  сторон,  когда это необходимо с юридической точки зрения .

     ЖДУ ВАШИХ ВОПРОСОВ , ЗАМЕЧАНИЙ  И

ПРЕДЛОЖЕНИЙ

e-mail : aleksandr-ermachenko@yandex.ru

Ведущий и автор - Александр Ермаченко