Тренинг-центр Путь Апгрейда

http://upgradeway.ru

Продолжаем разбор естественной модели планирования - важной части для понимания системы личной эффективности GTD Дэвида Аллена. Сегодня подробнее остановимся на этапах организации и определения конкретных следующих действий.

Организация

Как только вы провели мозговой штурм, выгрузили все из головы на бумагу или экран монитора, вы заметите естественные связи между между идеями и определите наметившуюся структуру. Останется лишь довести все это до ума.

Основы организации:

• определение значимых составляющих;
• сортировка по одному или по нескольким критериям:
• компоненты;
• последовательность;
• приоритеты;
• детализация проблемы до требуемого уровня.

Собственно, на этапе организации вам нужно ответить на вопросы: "Что должно произойти, чтобы был достигнут конечный результат?","В каком порядке должны произойти эти события?", "Какой элемент наиболее важен для успешного осуществления проекта?".

В качестве интструментов организации можно использовать, например, обычный листок бумаги, софт для составления интеллект-карт, специальные программы-планировщики, т.е. все, что вам покажется удобным и поможет в реализации ваших проектов.

Определение конкретных следующих действий

Очень важный аспект для успешной реализации проектов. Сколько раз мы, даже составив список, думали о предстоящих делах и так и не брались за их выполнение? У меня раньше такое было постоянно, и я только недавно понял в чем именно возникали трудности. Как обычно выглядит среднестатистический список дел? Ну, например:

• полить цветы;
• навести порядок в квартире;
• заплатить по квитанциям в банке;
• пройти собеседование по специальности;
• получить второе образование;
• забрать у Васи набор инструментов;
• заработать денег;
• поправить здоровье;
• съездить отдохнуть на юг;
• посетить тренинг по GTD...

и так далее и тому подобное. Давайте разберем этот список с точки зрения GTD. Во-первых, Дэвид Аллен называет проектом любой нужный нам результат, требующий для достижения более, чем одного конкретного действия.

Во-вторых. Проекты нельзя выполнить, по ним можно тлько сделать конкретные действия. На каком-то этапе выполнения этих действий проект можно будет считать завершенным, если он вообще подразумевает окончание.

Теперь смотрим на наш список. Полить цветы... Ну, допустим, здесь все понятно: набираем воду и поливаем цветы. Мы можем выполнить это действие прямо сейчас, если находимся в том месте, где нами запланирована поливка цветов. Навести порядок в квартире. Знаете, почему мы часто откладываем это дело? Потому что здесь нет определенности. И, хотя, конечно, в теории мы прекрасно знаем как наводить порядок, но тем не менее, решение с чего начать (конкретное следующее действие) не определено, поэтому данное дело выглядит для нас как некий абстрактный "порядок". А если вы проведете, пускай даже мысленный, мозговой штурм и организацию, то можете получить следующий список:

• помыть посуду на кухне;
• вымыть плиту;
• расставить продукты и посуду на свои места;
• подмести пол;
• помыть пол...

И так далее. Видите, теперь вы спокойно можете приступить к выполнению конкретного физического действия - мытью посуды, или, если нравится, сначала к мытью плиты. Конкретное следующее действие - это то, что мы можем совершить физически прямо сейчас, не откладывая, обладая нужным контекстом, то есть наличием нужных нам инструментов и места действия. Глупо было бы начинать мыть посуду, находясь в автобусе или на переговорах, согласитесь :)

Заплатить по квитанциям в банке. Хорошо, если у вас в руках все нужные вам квитанции и вы находитесь в помещении банка. Тогда выполнить это действие не составит никакого труда. А если квитанции валяются по всей квартире и сначала нужно их собрать вместе и проверить, не затерялась ли какая? А если необходимо сначала сходить в какое-нибудь гос.учреждение, чтобы получить эти квитанции?

Пройти собеседование по специальности. Вы можете прямо сейчас, не откладывая, пройти собеседование? Наверняка нет. Очевидно, что это проект с точки зрения системы GTD. Вы уже выбрали компанию, в которой собираетесь пройти собеседование? Позвонили туда, договорились о встрече? Подготовились внешне и внутренне? Именно поэтому мы можем несколько месяцев проходить мимо дела "пройти собеседование по специальности", что еще не определились с чего начать, не определили КОНКРЕТНОЕ ФИЗИЧЕСКОЕ СЛЕДУЮЩЕЕ ДЕЙСТВИЕ. И так далее.

Привычка уточнять дальнейшие действия в рамках проектов, независимо от обстоятельств, имеет основополагающее значение для сохранения спокойствия и контроля над ситуацией. Объем планирования должен быть такой, чтобы это позволило "выбросить" проект из головы. Думаю, мысль ясна. Если нет, - можете задать вопросы в комментариях к выпуску.

Иногда, конечно, мы не можем приступить к выполнению следующих действий, потому что ожидаем какого-то события: начальник должен позвонить и дать отмашку началу проекта, должны позвонить из компании и пригласить на собеседование, должно прийти письмо-подтверждение от партнеров и так далее. Такие дела должны находиться в списке "Ожидания". Но об этом в одном из следующих выпусков.

Кстати, похожий метод детализации проектов описывает в своей книге "Тайм-драйв" Глеб Архангельский. Он называется "Как съесть слона?". Правильно, по кусочку.  То есть, просто нужно разбить сложное дело на очень простые и понятные, вплоть до того, что начинать можно с заточки карандаша, открытия документа, протягивания руки к телефону и т.п. Такие простые действия выполнить абсолютно не сложно и не лениво, потому как возникает некий элемент игры, как в пошаговой стратегии.

Задание на сегодня: составить список дел и проанализировать его с точки зрения системы GTD, понять, какие дела являются просто делами (действиями), а какие проектами.

До связи!

С уважением, Михаил Крыжановский. Тренинг-центр Путь Апгрейда.

P.S. Для тех, кто будет в это время в Санкт-Петербурге. 24 августа в 18.30 состоится очередное (11-е) заседание Клуба Инноваторов, где помимо прочего, я буду делать доклад о методах усиления интеллекта. Подробнее о предстоящем событии можно прочитать здесь: http://club-inno.ru/meeting_11/ Участие во встрече Клуба бесплатное, но по предварительной заявке (т.к. в здании пропускная система), которую нужно заполнить до 15.00 24.08.2010. Место проведения: Учебно-научно-инновационный комплекс на Биржевой СПбГУ ИТМО (Биржевая линия В.О., д.14)